I got you at “HELLO”!

Je kent het vast niet; slecht betalende debiteuren.

Er schijnt echter een grote groep ondernemers en organisaties te bestaan die ofwel te maken hebben met slecht betalende debiteuren, of er zelf één zijn!

Nou hoort u ogenschijnlijk niet tot de laatste groep, maar wellicht wel tot de eerste groep.

Als we het moeten geloven, is het tegenwoordig schering en inslag en zou je je klant bijna niet meer kunnen vertrouwen.

Waar zijn de tijden van eerlijk zaken doen gebleven? Een tijd van gentlemen agreements, respect voor betalingstermijnen en de waarde van een samenwerkingsovereenkomst.


Die zijn er waarschijnlijk nog steeds, maar wellicht verliezen we tegenwoordig een aantal zaken uit het oog met betrekking tot dit onderwerp. Want wie zegt dat er bij al uw klanten sprake is van bewust betalingsuitstel? Wellicht zijn de afspraken niet duidelijk of hanteert uw klant een andere betalingstermijn dan die u hanteert. Misschien is er sprake van een incidentele oorzaak, waardoor u, met alle goede bedoelingen,  even ‘on hold’ bent gezet? Of iemand verkeerd gewoonweg in een financiële crisis.


Natuurlijk zijn er ook op dit vlak de uitzonderingen, maar het overgrote deel zal altijd de betalingsverplichtingen nakomen. Waar het veelal misgaat ligt in het feit dat we zijn verworden tot een mailcultuur en het blijven afdoen met een betalingsherinnering.

Daar gaat het nou net verkeerd. Deze worden op het stapeltje gelegd waar de oorspronkelijke factuur ook al ligt en krijgt daardoor niet de voor u geldende waarde of lading; veelal resulterend in irritatie en onbegrip.  


Hoe kun je dan wel lading geven aan dit onderwerp? Nou….door iets te doen wat we bijna verleerd zijn na de intreding van whatsapp. Je telefoon gebruiken om iemand te bellen. Om gewoonweg weer een persoonlijke interactie op gang te brengen en allereerst informatie in te winnen wat de reden van de achterstand is.

Daarvoor moeten natuurlijk wel wat obstakels worden overwonnen. Niet alleen aan uw kant, maar ook aan de klantzijde. Het heeft natuurlijk een stempel als ‘lastig onderwerp’, maar je moet jezelf afvragen of dat zo is. Uiteindelijk heb je zelf een enorme regie over hoe de vorm in communicatie zal zijn en of er wederzijds begrip voor elkaar kan ontstaan.

De betreffende medewerker op de afdeling administratie kan ‘opgesloten’ zitten in de beleidsregels van de organisatie (wij van WC-Eend moeten een betalingstermijn van 30 dagen hanteren!), heeft te maken met een onvoorziene incidentele situatie of er is mogelijk sprake van een ‘groter probleem’.


Wat de reden ook kan zijn van de betalingsvertraging, het is een mens niet vreemd dat deze graag als ‘persoon’ wil worden benaderd. Een persoonlijke benadering creëert een speelveld om gezamenlijk een dialoog te voeren over de redenen en de daarbij behorende mogelijkheden tot het oplossen van het voorliggende probleem. Ga ervan uit dat de intentie niet is om niet te betalen, maar dat men mogelijk door externe oorzaken, liquiditeit of onderbezetting aan het schuiven is met betalingen.

Wanneer u de persoonlijke benadering zoekt en in gesprek gaat, achterhaalt u eerder de oorzaak en weet u direct wat de door u te volgen stappen moeten zijn.

Dit scheelt u enorm veel tijd en vooral irritatie. Deze tijd en een goedgemutst humeur kunt u dan weer inzetten voor het werven van nieuwe klanten, zodat u meer facturen kunt versturen! Dan doet een (nog) niet betaalde factuur ook wat minder pijn.


P.s.: uit onderzoek is gebleken dat een digitaal verstuurde factuur eerder wordt betaald!