Aktueel
Delen

Voorbereiding is het halve werk

Beter notuleren met MKB Cursus & Training

Welke stappen gaan we nu nemen? Hoe stak een project ook alweer in elkaar? Goede notulen zijn koersdocumenten, ze bevatten informatie over geleverde prestaties en zetten aan tot actie. Als ze ontbreken of niet in orde zijn, heeft een bedrijf alleen herinneringen om op terug te vallen. Notuleren heeft volgens trainer Janny Bel van MKB Cursus & Training veel weg van journalistieke verslaglegging. “Je schrijft niet zomaar alles op.”

 

Janny Bel
Fotografie:  www.fotonicki.com

 Wie een weergave van een vergadering wil, kan de opnameknop van zijn smartphone aantikken. Grote kans dat de opname onbruikbaar is door de kakofonie aan stemmen en het gebrek aan duiding van uitspraken. Collega’s die niet bij de bespreking aanwezig waren, kunnen al helemaal niets met deze brij aan informatie. Notuleren staat dan ook ver van letterlijk weergeven, vertelt Janny Bel. Een notulist luistert en filtert, duikt in de achtergrond, creëert volzinnen en durft te vragen. “De notulist is een soort journalist, maar dan zonder nieuws op de voorgrond te plaatsen. Hij of zij beschrijft de essentie en laat ruis, zoals informele gesprekken tussen aanwezigen, achterwege.”
Het resultaat is een leesbaar verslag waarmee een organisatie kan terugblikken en vooruitkijken. Vaak worden notulen gebruikt om afspraken nog eens helder voor de geest te halen. Eigenlijk is het de bedoeling dat aanwezigen hun eigen actiepunten noteren, zegt Janny Bel, maar in de praktijk leunen veel mensen op de notulen. “Sommige bedrijven willen dat managers en andere leidinggevenden zelf schrijven. Of ze vragen een receptioniste te notuleren. Dat werkt alleen als medewerkers enigszins zijn ingewijd in het vak. Vrijwel niemand is nog uitsluitend notulist, maar je moet wel over bepaalde vaardigheden beschikken. Gelukkig kun je er heel veel aanleren.”    

Inlezen is essentieel
Voorbereiding bepaalt voor een belangrijk deel de kracht van notulen. Wie zijn er bij de vergadering aanwezig, welke onderwerpen worden er besproken en vooral, begrijp ik de thema’s die aan bod komen? “Inlezen is essentieel, zeker als je nog niet thuis bent in afkortingen en jargon. Mocht het tijdens de vergadering te snel gaan, dan kun je de voorzitter vragen het één en ander te verduidelijken. Achteraf informatie inwinnen is ook mogelijk, maar laat het in elk geval niet op z’n beloop. Notulen mogen niets aan duidelijkheid te wensen over laten.”

Vergaderen en notuleren

Een uur vergaderen en uitwerken
Laptop of tablet, mits ze geruisloos worden gebruikt, zijn volgens Janny Bel de beste instrumenten om een vergadering te verslaan. Ze vindt opnemen als back-up een minder goed idee. ‘Dan ben je lang bezig met afluisteren. Mijn stelregel is: een notulist moet een vergadering van een uur ook in een uur kunnen uitwerken. Let goed op wie wat zegt, werk desnoods met naamkaartjes als je deelnemers aan de vergadering niet of niet zo goed kent, en noteer steekwoorden. Het uitwerken vergt een gedegen taalbasis, maar de notulist hoeft geen taalvirtuoos te zijn. Als de bedrijfscultuur archaïsch taalgebruik vereist, moet een notulist daarin mee, maar doorgaans volstaan heldere volzinnen.”   

Ordelijk en chaotisch
Een goed geheugen is mooi meegenomen, maar aan ervaring heb je evenveel, zo geven Janny Bel en collega-trainer Lia Vonk cursisten mee. De dagtraining Notuleren bestaat uit een theorie- en een praktijkgedeelte. Deelnemers doen onder meer verslag van 10-minutenfilms van besprekingen, variërend van ordelijk verlopend tot uiterst chaotisch. De training is geschikt voor iedereen die –beter- wil leren notuleren, zegt Janny Bel. “Naast secretaresses en administratief medewerkers, willen bijvoorbeeld ook projectmanagers, overheidspersoneel en OR- en PVT-leden zich in notuleren bekwamen.”

De eendaagse training notuleren wordt in de open inschrijving verzorgd op locaties in heel Nederland. Ook wordt de training incompany gegeven.

Interview en tekst: Martin Neyt

De cursus Notuleren wordt gegeven in plaatsen verspreid over heelt Nederland.
Lees hier meer over inhoud van de training Notuleren, de cursusplaatsen en de cursusdata.